Làm sao để lập ra kế hoạch tổ chức sự kiện tốt nhất?

Tất cả hoạt động của sự kiện thông thường được xây dựng và duyệt trước với 1 bản kế hoạch, bản kế hoạch chi tiết thì sự kiện càng đặc sắc. Thông thường chất lượng bản kế hoạch sẽ ảnh hưởng đến trực tiếp tới sự kiện. Bài viết này được tạo ra nhằm giúp kế hoạch tổ chức sự kiện sẽ hoàn hảo và tốt hơn.


>>> Xem thêm : tổ chức sự kiện – Cẩm nang tạo ra kế hoạch tổ chức sự kiện tốt nhất


Người tham gia sự kiện được chia làm 2 loại, gồm đối tượng tham dự sự kiện và đối tượng tham gia sự kiện, bạn cần có sự chuẩn bị cũng như thương thảo với 2 nhóm này. Nhóm tham gia sự kiện bao gồm MC, lữ đoàn, vũ công,.. là những người phục vụ cho sự kiện với các tiết mục văn nghệ, điều hành buổi lễ, những yếu tố này cũng không thể coi nhẹ, nên cần yêu cầu sự nghiêm túc trong khâu chuẩn bị và tập dượt cho phần này. Nhóm thứ 2 là những khách mời tham dự, nhân vật chính của buổi lễ, những người sự kiện hướng đến, để chắc chắn số lượng bạn nên gửi thư mời trước ít nhất 2 tuần và xác nhận lại trước đó 2 ngày.



Doanh nghiệp hay các tổ chức luôn chú trọng đến việc xây dựng ý nghĩa hay còn gọi là thông điệp của sự kiện, bởi nó không chỉ có sức lan tỏa trong cộng đồng mà nó còn là một món đòn truyền thông vô cùng hiệu quả. Thông điệp sẽ càng có sức ảnh hưởng hơn nếu nó được tổ chức vào những ngày đặc biệt, ví dụ các ngày lễ tết những sự kiện truyền tải thông điệp đoàn viên, tình yêu thương sẽ dễ dàng lan tỏa trong nhiều người hơn.


Truyền thông cho sự kiện là các hoạt động công bố các thông tin, hình ảnh hay các thông điệp nhằm thu hút đông đảo người tham gia hoặc quảng bá hình ảnh hoặc thương hiệu cho một doanh nghiệp. Tùy vào loại sự kiện và ý nghĩa cần truyền tải mà các phương tiện truyền thông cần sử dụng cũng khác nhau, tuy nhiên doanh nghiệp hoặc các nhà tổ chức cần quyết định 1 kế hoạch truyền thông phù hợp để tránh những tổn thất về mặt chi phí. Người Việt Nam thường không phổ biến thói quen chuẩn bị kỹ lưỡng cho các sự kiện hay dự định mình làm sắp tới, thói quen này cũng là nguyên nhân khiến các sự kiện tổ chức thất bại. Thực tế đã chỉ ra rằng 70% thành công đến từ sự chuẩn bị trước,điều này cũng đúng với việc tổ chức sự kiện.


>>> Xem thêm : biển chỉ dẫn – Bỏ túi bí quyết xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện

Leave a Reply